Stelling

Flexibel werken heeft een grote impact op mijn privéleven

View en reageer
Leegkantoor
Een werkplek die werkt

Doe de werkplekchecker!

4b7cf95fdd0b7bd5b01f96884bcce057
Hoe geef je leiding…

... aan al die Nieuwe Werkers

2c253200259a6fbf240245cb79be0ff4
Gratis e-mailnieuwsbrief

Elke twee weken in uw inbox?

Partners
HomeDossiersInteressante WebsitesOrganiseer je werk met een social intranet

Blogs

Organiseer je werk met een social intranet

Door: Loes Senssen

Het brede scala aan mogelijkheden dat een social intranet biedt, kunnen je helpen bij het efficiënter organiseren van je dagelijkse werk. In plaats van je te laten leiden door wat er in je mailbox binnenkomt, kun je je werk ook organiseren via een social intranet. > Lees verder

En dat levert niet alleen voordelen op voor jezelf, zoals rust in je mailbox en overzicht in je werk. Ook je collega’s hebben beter zicht op hoe bijvoorbeeld een project ervoor staat en wie wat nog moet doen.

Groepen voor elk project en product
Om je dagelijkse werkzaamheden in een social intranet te organiseren, zul je het moeten opdelen in logische groepen waarin de juiste mensen met elkaar kunnen samenwerken. Zo heeft elk project bijvoorbeeld een eigen groep. Werk je aan 6 projecten, dan heb jij toegang tot 6 groepen. Het werk dat je los van projecten doet, organiseer je ook in groepen. Je bent bijvoorbeeld lid van een teamgroep, waarin je met je directe collega’s werkt aan de verbetering van een product of een dienst.

Zo ben je al gauw verbonden aan misschien wel 10 groepen. Die groepen zorgen voor meer structuur en overzicht in al je werkzaamheden. Wil je de laatste stand van zaken weten over een project, dan hoef je niet te gaan zoeken in je mailbox. Je gaat naar de projectgroep op het social intranet en kunt op de startpagina de meest recente activiteit terugvinden.

Documenten: altijd de laatste versie
Hoe organiseer je het werk dan in al die groepen? In zo’n groep plaats je alle documenten en informatie die relevant zijn voor bijvoorbeeld het project. Zo hebben alle groepsleden op elk moment alle documenten ter beschikking en zicht op wat er gebeurt. Er zijn geen discussies over wie nu de laatste versie heeft. Je hoeft niet eindeloos je mail te doorzoeken en je wordt niet meer getergd door de melding ‘Uw postvak is bijna vol…’.

Dat lijkt in eerste veel op de gedeelde netwerkschijf, maar gaat verder dan alleen de toegang tot relevante documenten.

Communiceren op 1 plek

Ook de communicatie over het project en over de documenten gebeurt centraal op 1 plek. Je kunt elkaar vragen stellen en alle groepsleden kunnen hun voordeel doen met de geposte antwoorden. Je attendeert elkaar op belangrijke achtergrondinformatie die elders online te vinden is. Je kunt feedback geven op een document en op die manier ieders kennis inzetten voor een goed eindresultaat.

Kortom: je haalt de communicatie over het project úit de mailbox en plaatst deze centraal, bij de inhoud. Als je samen van tevoren goeie afspraken maakt over hoe je met elkaar samenwerkt en communiceert in zo’n groep, dan ben je al een heel eind op weg. Valt een van je collega’s onverhoopt terug in ouderwets mailgedrag, dan help je elkaar om de juiste route te nemen. En blijf daarnaast natuurlijk ook voldoende analoge contactmomenten houden!

Taken: inzicht in de voortgang
Als je nog een stap verder gaat, dan kun je de werkzaamheden in zo’n projectgroep inzichtelijk maken met behulp van taken. Die koppel je bijvoorbeeld direct aan een document. Welk detailniveau je zo’n taak geeft, kan per project en per persoon verschillen. Kijk vooral wat werkbaar is. De context van een document wordt op die manier heel rijk: alle versies van het document, alle reacties en de taken die horen bij een document staan allemaal op 1 plek.

In zo’n groep heb je daarmee zicht op alle taken die voor iedereen openstaan, kun je de voortgang volgen zonder dat steeds te moeten vragen en kun je als projectleider tijdig bijsturen als dat nodig is. Geen losse to-do lijstjes meer!

Meer overzicht, beter toegankelijk
Als je op deze manier stap voor stap je samenwerking gaat verplaatsen naar een social intranet, zul je merken dat het aantal mails in je mailbox langzamerhand krimpt. Want alle relevante en actuele informatie staat centraal op het social intranet, is ingedeeld in logische groepen en is op elk moment toegankelijk voor iedereen.



Download PDF


Gerelateerde items

  • Het laatste nieuws over Het Nieuwe Werken

    Het laatste nieuws over Het Nieuwe Werken

    Elke twee weken een update over Het Nieuwe Werken in uw inbox?

    Meld u aan voor de nieuwsbrief

  • OHNW Congres

    ohnw klein

    Balans tussen mens en technologie
    Het Nieuwe Werken blijft ongekend populair. Maar wat is de keerzijde van alle technologie? Hoe gaat u daarmee om? Hoe zorgt u ervoor dat de techniek niet de voordelen van HNW ondergraaft? Dit congres laat zien hoe u de nadelen ondervangt en de voordelen benut.

    Met o.a. HNW-goeroe Henny van Egmond en innovator Kim Spinder.

    Bekijk hier het programma

  • Sponsored content

    KPN sponsored content3

    Verrijk je online werkplek

    Veel werkgevers bieden hun medewerkers tegenwoordig een online werkplek, waarmee ze gemakkelijk en veilig op hun tablet of smartphone kunnen werken. Maar benutten bedrijven wel alle mogelijkheden van de online werkplek? KPN werkplek-expert Harald den Houter vertelt je er meer over.

    Lees verder

     





  • HNW – kies voor ontwikkeling

    HNW – congres / training / masterclass

    Het HNW-congres was een groot succes met 250 HNW-professionals.
    Bekijk de presentaties

    Dieper ingaan op HNW?
    Volg de 5-daagse masterclass bij organisaties op locatie. Bekijk het programma
    Volg de training ‘Leidinggeven aan nieuwe vormen van werken’ Bekijk de training

  • App bepaalt welk type Nieuwe Werker u bent

    ohnw_app

    Hoe gaat u om met Het Nieuwe Werken? Is het eigenlijk wel geschikt voor u? Over Het Nieuwe Werken heeft samen met Qidos een app gelanceerd, waarmee u in drie snelle stappen kunt controleren hoe geschikt u bent voor Het Nieuwe Werken.

    Download de app in iTunes

    Download de app in Google play

  • Volg ons ook via Twitter en Linkedin

    Congres Over het Nieuwe Werken
    Tijdens de 8e editie van het congres Over Het Nieuwe Werken delen topsprekers van toonaangevende organisaties hun visie, kennis, de laatste ontwikkelingen en vooral ook hun ervaringen.
  • Vakmedianet gebruikt cookies om bepaalde voorkeuren te onthouden en af te stemmen op uw vakmatige interesse. Meer informatie over het gebruik van cookies.