Stelling

Werken in teams zorgt voor meer contact met collega's

View en reageer
Leegkantoor
Een werkplek die werkt

Doe de werkplekchecker!

4b7cf95fdd0b7bd5b01f96884bcce057
Hoe geef je leiding…

... aan al die Nieuwe Werkers

2c253200259a6fbf240245cb79be0ff4
Gratis e-mailnieuwsbrief

Elke twee weken in uw inbox?

Partners
HomeDossiersCultuurverandering en managementDe tien beste tips voor nuttige vergaderingen

Achtergrond

vergadering-2

De tien beste tips voor nuttige vergaderingen

Door: Richard Wibbelink

Effectief vergaderen is de moeder aller vaardigheden voor Het Nieuwe Werken. Doordat we elkaar niet meer continu zien en ons werk tegelijkertijd complexer wordt, vormen interactie en samenwerking de sleutel tot succes. Bijna alle organisaties die HNW invoeren, willen interactietussen mensen en afdeling dan ook stimuleren, en de keren dat we elkaar ontmoeten dus optimaal benutten.

Een rijtje vergadertips is niet moeilijk te vinden op het internet. Het probleem is alleen dat ze niet werken als je niet de oorzaak van de wellicht verslechterdevergadercultuur aanpakt. Doe je dat wel, dan zal een aantal van de onderstaande tips wel degelijk grote invloed hebben op de duur en effectiviteit van de vergaderingen.

De top-tien vergader-do’s
1. Zet de agendapunten in volgorde van belangrijkheid en beperk het aantal zo veel mogelijk
Zo zorg je ervoor dat je in ieder geval de belangrijkste onderwerpen bespreekt, je het overzicht behoudt en tegelijkertijd dat iedereen bij de les blijft.
2. Maak de agendapunten actief en resultaatgericht
Dus “kies een nieuwe projectleider” in plaats van “bespreken wie de nieuwe projectleider wordt”; Hierdoor is de kans groter dat je de vergadertijd gebruikt om dingen te DOEN in plaats van erover te PRATEN.
3. Maak elke vergadering optioneel voor de deelnemers
Als ze het niet waardevol vinden, komen ze niet. Dit is zowel prettig voor de afhakers als voor de deelnemers aan de vergadering, die weten zo immers dat de vergader-spirit hoog zal zijn. Bovendien creëer je zo deelnemers met een specialisme, en leg je de lat voor jezelf ook hoog.
4. Maak het doel van de vergadering duidelijk
De meeste vergaderingen kennen meerdere doelen. Maak per agendapunt duidelijk welk doel je nastreeft. Bijvoorbeeld: brainstormen, informeren, voortgang monitoren, voorbereiden besluitvorming, besluiten, sociaal.
5. Start de vergadering met een verhaal over een klantervaring
Waar en voor wie doen we het ook alweer? De klant is vaak een ondergeschoven kindje in vergaderingen. Een voorbeeld uit de praktijk beklijft beter bovendien bij de deelnemers en zo zorg je er ook nog voor dat iedereen beseft dat elke vergadering iets moet bijdragen aan het aantrekken, binnenhalen en behouden van klanten – en de vergadering dus een duidelijk doel dient.
6. Bespreek alleen onderwerpen die alle deelnemers aangaan
Onderwerpen die slechts een deel van de deelnemers aangaan, bespreek je op een andere manier en op een ander tijdstip. Zo bespaar je enorm op de totale vergadertijd van de organisatie.
7. Vraag iedereen kort naar zijn mening over een besluit
Zo creëer je betrokkenheid en commitment. Ook levert dit veel tijdwinst op omdat je hiermee de kans vergroot dat eenmaal genomen besluiten niet voor een tweede of derde ronde in aanmerking komen
8. Maak een besluiten- en actielijst
Zo weet iedereen wat er van hem wordt verwacht voor de volgende vergadering.
9. Deel de besluiten- en actielijst via de mail met alle betrokkenen
Zij voelen zich hierdoor nog meer geroepen de afgesproken acties daadwerkelijk uit te voeren.
10. Biedt alle deelnemers die een actie moeten uitvoeren de helpende hand
En draag zo gezamenlijk de verantwoordelijkheid voor de realisatie van voorgenomen acties.

Geef jezelf als voorzitter van de vergadering een cijfer op elk van de bovenstaande tips. Probeer de volgende vergadering een hoger cijfer te krijgen, of vervang een tip met een eigen tip die voor jou nog belangrijker is. Op deze manier ontwikkel je een overzicht van die aspecten die jullie als deelnemers van de vergadering belangrijk vinden voor de effectiviteit, en probeer je als groep hier steeds beter in te worden.

(born:Hetnieuwewerkenblog.nl, 19 december 2013 //  url:http://hetnieuwewerkenblog.nl/effectief-vergaderen-de-killer-top-10-vergadertips)



Download PDF


Gerelateerde items

  • Het laatste nieuws over Het Nieuwe Werken

    Het laatste nieuws over Het Nieuwe Werken

    Elke twee weken een update over Het Nieuwe Werken in uw inbox?

    Meld u aan voor de nieuwsbrief

  • OHNW Congres

    ohnw klein

    Op zoek naar de balans tussen mens en technologie.

    O.l.v. HNW-goeroe Henny van Egmond

    Bekijk hier het programma

  • Sponsored content

    KPN sponsored content3

    Verrijk je online werkplek

    Veel werkgevers bieden hun medewerkers tegenwoordig een online werkplek, waarmee ze gemakkelijk en veilig op hun tablet of smartphone kunnen werken. Maar benutten bedrijven wel alle mogelijkheden van de online werkplek? KPN werkplek-expert Harald den Houter vertelt je er meer over.

    Lees verder

     





  • HNW – kies voor ontwikkeling

    HNW – congres / training / masterclass

    Het HNW-congres was een groot succes met 250 HNW-professionals.
    Bekijk de presentaties

    Dieper ingaan op HNW?
    Volg de 5-daagse masterclass bij organisaties op locatie. Bekijk het programma
    Volg de training ‘Leidinggeven aan nieuwe vormen van werken’ Bekijk de training

  • App bepaalt welk type Nieuwe Werker u bent

    ohnw_app

    Hoe gaat u om met Het Nieuwe Werken? Is het eigenlijk wel geschikt voor u? Over Het Nieuwe Werken heeft samen met Qidos een app gelanceerd, waarmee u in drie snelle stappen kunt controleren hoe geschikt u bent voor Het Nieuwe Werken.

    Download de app in iTunes

    Download de app in Google play

  • Volg ons ook via Twitter en Linkedin

    Congres Over het Nieuwe Werken
    Tijdens de 8e editie van het congres Over Het Nieuwe Werken delen topsprekers van toonaangevende organisaties hun visie, kennis, de laatste ontwikkelingen en vooral ook hun ervaringen.
  • Vakmedianet gebruikt cookies om bepaalde voorkeuren te onthouden en af te stemmen op uw vakmatige interesse. Meer informatie over het gebruik van cookies.