Stelling

"Kantoortuinen maken mensen a-socialer."

View en reageer
Een werkplek die werkt

Doe de werkplekchecker!

Hoe geef je leiding…

... aan al die Nieuwe Werkers

Gratis e-mailnieuwsbrief

Elke twee weken in uw inbox?

Partners
HomeDossiersBinden en boeienVergaderen anders benaderen: ga digitaal!

Achtergrond

Vergaderen anders benaderen: ga digitaal!

Door: Marianne H.M. Smits

Heb je geen ruimte meer in de agenda voor nóg een bespreking? Wil je werktijd creëren in plaats van reistijd ‘verliezen’? En ook kosten besparen terwijl je toch resultaat bereikt? Ga dan digitaal vergaderen, adviseert innovatieoach Marianne Smits.

De gemiddelde werknemer in Nederland vergadert ongeveer 6,5 uur per week, blijkt uit cijfers van het Centraal Bureau voor de Statistiek. Daarnaast besteden CEO’s volgens een Amerikaans onderzoek een derde van hun werktijd (18 van de 55 uur!) aan vergaderingen.

Fysiek bij elkaar komen om te vergaderen, is echter niet altijd de meest productieve manier van vergaderen. Vergaderaars die gebruikmaken van alternatieve communicatiemogelijkheden zoals sms, Yammer, Lync of videovergaderen, besteden gemiddeld slechts 15 minuten per overleg. Welkom technologie!

Wat heb je nodig voor een online vergadering?
1. Een normale computer met internettoegang en speciale webconferencingsoftware.
2. Een stabiele breedbandverbinding; bij voorkeur via een netwerkkabel, omdat draadloos internet/wifi vertraging kan geven.
3. Een goede headset en webcam. De headset zorgt voor spraakoverdracht en via de webcam ben je ook voor de overige vergaderdeelnemers in beeld. Het gebruik van een headset zorgt er ook voor dat eventuele galm of andere omgevingsgeluiden worden voorkomen. Een aanrader dus!
4. Met sommige apps kun je ook via smartphones en tablets aan online meetings deelnemen. Daarbij kun je denken aan Google+ Hangouts, Skype en Microsoft Lync.
5. Voldoende voorbereidingstijd om de online vergadersoftware goed onder de knie te krijgen.

Voordelen van digitaal vergaderen:

  • Vergaderen op afstand bespaart tijd. Enerzijds doordat deelnemers geen reistijd hebben en anderzijds doordat digitale vergaderingen vaak minder lang duren. Online vergaderen werkt dus productiviteitverhogend.
  • Online vergaderen zorgt voor een besparing op reis- en verblijfkosten.Alleen al aan binnenlandse, meerdaagse zakenreizen besteden Nederlanders ongeveer 1,5 miljard euro per jaar (bron: NBTC NIPO Research, ContinuZakenreisonderzoek).
  • Verbetert de efficiency. Informatie-uitwisseling in de vorm van het heen en weer mailen tussen collega’s om zo een probleem op te lossen, wordt verminderd. Even snel online het onderwerp bespreken en iedereen kan verder, zonder de misverstanden die op de loer liggen bij e-mailcommunicatie.
  • Versterkt de interne communicatie. Collega’s kunnen makkelijk inloggen tijdens een vergadering en bijvoorbeeld kort even hun ideeën aandragen om feedback te vragen.
  • Verbetert de balans werk-privé. Je hoeft niet altijd meer naar kantoor te komen om deel te nemen aan een vergadering. Je kunt overal waar je internet hebt immers inloggen en deelnemen. Dit verhoogt de flexibiliteit van de werknemers.
  • Verlaagt de filedruk en draagt bij aan verlaging van de CO2-uitstoot. 60 procent van de bedrijven in Nederland stimuleert (video)conferencing en andere technologische alternatieven als ‘groene’ reismaatregel.

Vier tips

1. Maak een business case waarin duidelijk is:

  • hoeveel vergaderingen er plaatsvinden;
  • wat de gemiddelde reisafstand is (als wordt gewerkt vanaf verschillende locaties);
  • wat de gemiddelde duur is van een vergadering);
  • hoeveel deelnemers er op kantoor zijn en hoeveel op afstand;
  • wat de reiskosten bedragen (inclusief reistijd).

Denk ook aan de besparing in de duur van de vergadering.

2. Er zijn veel verschillende webdiensten die online vergaderen, videogesprekken voeren en het delen van de desktop mogelijk maken. Oriënteer je goed.

Let daarbij op de zaken als:

  • gebruikersvriendelijkheid;
  • de taal (vaak Engels);
  • de kosten;
  • de mogelijkheden (alleen webmeeting of ook webinar/online seminar).

3. Maak je gebruik van iPads of andere tablets om papierloos te vergaderen, zorg dan voor adequate beveiliging van de gegevens. Bij verlies of diefstal kan het immers niet zo zijn dat alle gegevens op de iPad voor de ‘vinder’ zichtbaar zijn. Beveilig de tablets dus altijd met een wachtwoord en vermijd onveilige clouddiensten. Goedkoop is soms duurkoop.

4. Videovergaderen vervangt fysiek vergaderen nooit helemaal. Er zullen altijd momenten zijn dat gezamenlijk fysiek vergaderen noodzakelijk is.

De volledige versie van dit artikel verschijnt in het oktobernummer vanManagement Support Magazine.

Marianne H.M. Smits is als senior-adviseur en coach bij AVK dagelijks actief in het optimaliseren van werkwijzen in organisaties. Haar passie is effectief en digitaal werken, en innovatie zoals Het Nieuwe Werken en het gebruik van social media. Daarnaast is zij al jarenlang een inspirerende en enthousiaste trainer, workshopleider en auteur. Van haar hand verschenen diverse boeken, waaronder het boekEffectief digitaal vergaderen.

Tip! Effectief online samenwerken als team? Tijdens de praktische trainingPOWERteam leer je in één dag alle tips, tricks, mogelijkheden en middelen om slimmer, sneller en effectiever op afstand samen te werken. Let op: deze training is aantrekkelijk geprijsd voor teams!






Gerelateerde items

  • Het laatste nieuws over Het Nieuwe Werken

    Het laatste nieuws over Het Nieuwe Werken

    Elke twee weken een update over Het Nieuwe Werken in uw inbox?

    Meld u aan voor de nieuwsbrief

  • Sponsored content

    Verrijk je online werkplek

    Veel werkgevers bieden hun medewerkers tegenwoordig een online werkplek, waarmee ze gemakkelijk en veilig op hun tablet of smartphone kunnen werken. Maar benutten bedrijven wel alle mogelijkheden van de online werkplek? KPN werkplek-expert Harald den Houter vertelt je er meer over.

    Lees verder

     





  • HNW – kies voor ontwikkeling

    HNW – congres / training / masterclass

    Het HNW-congres was een groot succes met 250 HNW-professionals.
    Bekijk de presentaties

    Dieper ingaan op HNW?
    Volg de 5-daagse masterclass bij organisaties op locatie. Bekijk het programma
    Volg de training ‘Leidinggeven aan nieuwe vormen van werken’ Bekijk de training

  • App bepaalt welk type Nieuwe Werker u bent

    Hoe gaat u om met Het Nieuwe Werken? Is het eigenlijk wel geschikt voor u? Over Het Nieuwe Werken heeft samen met Qidos een app gelanceerd, waarmee u in drie snelle stappen kunt controleren hoe geschikt u bent voor Het Nieuwe Werken.

    Download de app in iTunes

    Download de app in Google play

  • Volg ons ook via Twitter en Linkedin

    Congres Over het Nieuwe Werken
    Tijdens de 8e editie van het congres Over Het Nieuwe Werken delen topsprekers van toonaangevende organisaties hun visie, kennis, de laatste ontwikkelingen en vooral ook hun ervaringen.
  • Vakmedianet gebruikt cookies om bepaalde voorkeuren te onthouden en af te stemmen op uw vakmatige interesse. Meer informatie over het gebruik van cookies.
    Over Het Nieuwe Werken wordt mede mogelijk gemaakt door:
    Bekijk meer Vakmedianet Communities: