Stelling

Als ik flexibeler mijn uren zou kunnen invullen, krijg ik meer balans in mijn leven

View en reageer
Een werkplek die werkt

Doe de werkplekchecker!

Hoe geef je leiding…

... aan al die Nieuwe Werkers

Gratis e-mailnieuwsbrief

Elke twee weken in uw inbox?

Partners
HomeICT‘Niet helemaal klaar voor de AVG? Geen paniek’

ICT

AVG

‘Niet helemaal klaar voor de AVG? Geen paniek’

Het is nu echt bijna zover: de Algemene Verordening Gegevensbescherming- de AVG – geldt vanaf 25 mei . Bent u er nog niet helemaal klaar voor? Geen paniek, zegt Sayed Nasibdar van Karmac. “De overheid gaat niet direct heel streng handhaven, Maar u moet nu wel direct aan de slag om binnen redelijke tijd volledig compliant te zijn.” En als u het goed aanpakt, bent u meteen klaar voor Het Nieuwe Werken.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is de Nederlandse naam van de General Data Protection Regulation. Dat is de nieuwe privacywetgeving die vanaf 25 mei in heel Europa van toepassing is. De oude Nederlandse Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) komt hiermee te vervallen.

De AVG verplicht organisaties onder andere om zeer zorgvuldig met de persoonlijke gegevens van hun medewerkers om te gaan. Er worden dan ook strenge eisen gesteld aan de inhoud van personeelsdossiers.

Personeelsdossiers nog niet klaar voor AVG

Veel organisaties hebben die dossiers echter nog niet op orde, signaleert Sayed Nasibdar, manager van digitaliseringspecialist Karmac. “Wij komen in de praktijk van alles tegen. Zoals kopieën van identiteitsbewijzen die veel te lang bewaard worden en oude interne en externe sollicitatiebrieven die al lang niet meer relevant zijn.

De meeste onvolkomenheden treft Nasibdar aan bij papieren dossiers. “Dat zijn vaak verzamelmappen waar in de loop der jaren van alles in is terechtgekomen, en waar nooit iets uit is verwijderd.” De kortste klap om deze dossiers op te schonen is om ze te laten digitaliseren, en ze tijdens dat digitaliseren te laten opschonen. Daarmee bent u meteen klaar voor Het Nieuwe Werken. Want dan kunnen medewerkers immers onafhankelijk van tijd en plaats aan de slag met de personeelsdossiers.

Digitaliseren grote klus

Dat digitaliseren is echter een vak apart. Veel tijd gaat bijvoorbeeld zitten in het scanklaar maken van de papieren documenten en het indexeren en classificeren van de gescande documenten. Worden arbeidsovereenkomsten bijvoorbeeld opgeslagen onder de noemer ‘arbeidsovereenkomst’ of onder ‘indiensttreding’? En welke zoektermen worden er aan de documenten gekoppeld? Slecht gerubriceerde documenten zijn in de praktijk erg moeilijk terug te vinden.

Lees ook: Personeelsdossiers digitaliseren? Zes tips

Het scannen is vaak zo’n grote klus dat het loont om hier een gespecialiseerd bedrijf voor in te schakelen. Zo’n bedrijf geeft, als het goed is, gebruikers inspraak in de trefwoorden waaronder de verschillende onderdelen van de dossiers bewaard worden. En zo’n bedrijf trekt ook aan de bel als er zaken in het dossier ontbreken.

Document in verkeerde dossier? Datalek!

Ook wordt het gesignaleerd als er gegevens van medewerkers in de verkeerde dossiers zijn terechtgekomen. Nasibdar: “Waar mensen werken, worden fouten gemaakt. Een document van P. Jansen kan natuurlijk in het dossier van zijn collega J. Jansen terecht komen. Maar dat is wel een datalek. En zo’n lek moet je melden. Dat kan je maar beter vóór zijn.”

Een goed scanbedrijf let ook op het bestandformaat waarin documenten worden opgeslagen. Want een gewoon PDF-bestand volstaat niet altijd. Nasibdar: “Een arbeidsovereenkomst op papier is bijvoorbeeld een ‘onderhandse akte’, die in rechtszaken als dwingend bewijs geldt. Sla je zo’n akte op als standaard PDF, dan is het echter een document geworden dat onder de zogeheten ‘vrije digitale bewijslast’ valt: de rechter mag dan zelf bepalen hoeveel belang hij aan het document hecht. Belangrijke documenten moeten waarheidsgetrouw worden gescand, en moeten opgeslagen worden in het PDF/A bestandsformaat.”

Opslaan onder BSN-nummer ?

Zijn de dossiers eenmaal opgeschoond en gedigitaliseerd, dan moeten ze nog steeds aan allerlei voorwaarden voldoen. Zo mogen dossiers niet worden opgeslagen aan de hand van het BSN-nummer van de medewerkers. “Wij zien in de praktijk nogal eens dat dit nummer terugkomt in de bestandsnaam van documenten. Handig, maar het mag niet: het is ongeoorloofd gebruik van het BSN.”

Nieuw in  AVG: dataportabiliteit

Nieuw onder de AVG is dat medewerkers het recht hebben om hun gegevens mee te nemen naar de volgende werkgever: de zogenoemde dataportabiliteit. “Dat moet je dus als werkgever mogelijk maken”, zegt Nasibdar. “En het is weer een extra reden om er voor te zorgen dat het dossier helemaal op orde is. Je wilt geen vertrouwelijke informatie doorgeven aan de volgende baas van je medewerker.”

Hoge boetes bij overtreding

Verder zijn de boetes onder de nieuwe AVG hoog, waarschuwt Nasibdar. “Er hoeft maar één document in een personeelsdossier te zitten dat er niet in hoort, en de poppen zijn aan het dansen. Het kan zelfs leiden tot een melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Die autoriteit heeft meer bevoegdheden gekregen, en kan zelfs besluiten om een audit bij u te komen uitvoeren. Wie zijn dossiers opschoont, kan dus een hoop ellende voorkomen.”

Klaar voor Het Nieuwe Werken

Nasibdar verwacht niet dat de overheid per 25 mei 2018 meteen heel hard zal optreden. Er is altijd wel een overgangstermijn. “Maar als u een audit krijgt, moet u wel kunnen laten zien dat u serieus aan de slag bent gegaan om uw organisatie AVG-proof te maken. Bijvoorbeeld door aan te tonen dat u een gespecialiseerde partner in de arm heeft genomen, die ervoor zorgt dat u snel helemaal klaar bent voor de AVG. En dan bent u meteen ook klaar voor het Nieuwe Werken.”

Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Karmac.

 

 






Gerelateerde items

  • Het laatste nieuws over Het Nieuwe Werken

    Het laatste nieuws over Het Nieuwe Werken

    Elke twee weken een update over Het Nieuwe Werken in uw inbox?

    Meld u aan voor de nieuwsbrief

  • Agile werken voor HR

    Sturing geven aan de wendbare organisatie
    De wereld om ons heen verandert in rap tempo. Digitale ontwikkelingen volgen elkaar in hoog tempo op en voor je het weet loopt u als organisatie een achterstand op. Om snel op alle veranderingen in te kunnen spelen is het belangrijk om als organisatie wendbaar (agile) te zijn.

    Wat betekent agile werken voor uw medewerkers? En hoe richt u de HR-instrumenten zoals beoordelen, belonen, werving, selectie en talentmanagement hierop in?

    Op 18 september organiseert PW. het congres Agile werken voor HR om professionals handvatten te geven voor de transformatie naar een Agile organisatie.

    Bekijk hier het programma

  • Sponsored content

    Verrijk je online werkplek

    Veel werkgevers bieden hun medewerkers tegenwoordig een online werkplek, waarmee ze gemakkelijk en veilig op hun tablet of smartphone kunnen werken. Maar benutten bedrijven wel alle mogelijkheden van de online werkplek? KPN werkplek-expert Harald den Houter vertelt je er meer over.

    Lees verder

     





  • HNW – kies voor ontwikkeling

    HNW – congres / training / masterclass

    Het HNW-congres was een groot succes met 250 HNW-professionals.
    Bekijk de presentaties

    Dieper ingaan op HNW?
    Volg de 5-daagse masterclass bij organisaties op locatie. Bekijk het programma
    Volg de training ‘Leidinggeven aan nieuwe vormen van werken’ Bekijk de training

  • App bepaalt welk type Nieuwe Werker u bent

    Hoe gaat u om met Het Nieuwe Werken? Is het eigenlijk wel geschikt voor u? Over Het Nieuwe Werken heeft samen met Qidos een app gelanceerd, waarmee u in drie snelle stappen kunt controleren hoe geschikt u bent voor Het Nieuwe Werken.

    Download de app in iTunes

    Download de app in Google play

  • Volg ons ook via Twitter en Linkedin

    Congres Over het Nieuwe Werken
    Tijdens de 8e editie van het congres Over Het Nieuwe Werken delen topsprekers van toonaangevende organisaties hun visie, kennis, de laatste ontwikkelingen en vooral ook hun ervaringen.
  • Vakmedianet gebruikt cookies om bepaalde voorkeuren te onthouden en af te stemmen op uw vakmatige interesse. Meer informatie over het gebruik van cookies.
    Over Het Nieuwe Werken wordt mede mogelijk gemaakt door:
    Bekijk meer Vakmedianet Communities: