Stelling

Werken in teams zorgt voor meer contact met collega's

View en reageer
Leegkantoor
Een werkplek die werkt

Doe de werkplekchecker!

4b7cf95fdd0b7bd5b01f96884bcce057
Hoe geef je leiding…

... aan al die Nieuwe Werkers

2c253200259a6fbf240245cb79be0ff4
Gratis e-mailnieuwsbrief

Elke twee weken in uw inbox?

Partners
HomeDossiersApps en gadgetsErvaring na 2 jaar stoppen met e-mail: het gaat om een hele nieuwe mindset #wqm #noemail

Apps en gadgets

EmailNoFuture

Ervaring na 2 jaar stoppen met e-mail: het gaat om een hele nieuwe mindset #wqm #noemail

Door: Kim Spinder, via digitalaction.nl

Het is alweer meer dan 2 jaar geleden dat ik gestopt ben met e-mailen. Die beslissing heeft mijn manier van (samen)werken compleet veranderd. Ik ben niet perse tegen e-mail, zoals sommigen denken. Ik ben gestopt met e-mailen, omdat samenwerken veel effectiever, efficiënter en leuker kan. Bovendien wil ik graag waarde toevoegen en iets bijdragen aan de samenleving in plaats van de hele dag e-mails beantwoorden.

Is er leven na….
En ja, er is een leven na e-mail. Sterker nog, ik kan het iedereen aanraden. Wakker worden en niet je e-mail hoeven checken, heerlijk! Het scheelt mij veel stress van een overvolle inbox.

Ja, maar….
Sommige mensen kunnen zich geen leven zonder e-mail voorstellen. Of zeggen dat het alleen kan als je een eigen bedrijf hebt, zoals ik. Ik werk echter voor veel grote (overheids)organisaties. En het gaat mij niet zozeer om e-mail an sich als wel om het gebruik ervan. Mailtjes over de schutting gooien, dubbel werk doen, miscommunicatie, meerdere versies van documenten, trage communicatielijnen en de grote hoeveelheid e-mails waar je je dagelijks doorheen moet worstelen. Ik doe er niet meer aan mee.

Stappenplan: We quit e-mail

Er is hoop! Met een beetje hulp ben je zo bevrijd van het monster dat e-mail heet!

1. Afkicken, voordat je echt gaat stoppen
Misschien is de stap te groot om direct helemaal te stoppen. Begin dan met afkicken. Kies een team, afdeling of project waarbij je geen e-mail meer gebruikt.

2. Maak nieuwe werkafspraken

Veel mensen beginnen een project zonder af te spreken hoe ze met elkaar gaan communiceren en samenwerken. Ze doen eigenlijk maar wat. Tip: vraag bij de start: “Hoe gaan we communiceren en samenwerken?”. Veel mensen worstelen namelijk met de hoeveelheid e-mails die ze ontvangen. Je zult zien dat niemand blij wordt van de gedachte aan vijftig extra e-mails per week.

E-mail een heel oud medium, een soort gedigitaliseerde brief, wat niet echt geschikt is om samen te werken. Kies de online samenwerkingstools die bij jouw project en doelen passen. Volgende keer zal ik hiervan een lijstje publiceren. Zorg ervoor dat je collega’s de digitale vaardigheden hebben om online samen te werken, leg het ze indien nodig uit. Begin met kleine stapjes, bijvoorbeeld één tool, breid het daarna langzaam uit.

3. Stel een ‘bewaker’ aan
Wijs iemand aan die de mensen scherp houdt, zodat je niet meerdere kanalen gebruikt voor hetzelfde doel. Het kost anders alleen maar meer energie en tijd wanneer je én e-mailt én online samenwerkt in het project. Gun jezelf en het team tijd. Het duurt even voordat je de nieuwe manier van samenwerken onder de knie hebt. In de tussentijd kun je alvast stoppen met het beantwoorden van vragen per e-mail en deze verplaatsen naar de plekken die meer geschikt zijn voor kennisdeling en samenwerking.

4. Het gaat niet om de tools, maar om een nieuwe mindset
Uiteindelijk gaat stoppen met e-mail niet om de tools, maar om een andere mindset. In de projecten waarin ik samenwerk, zijn door de nieuwe manier van samenwerken mensen beter geïnformeerd. Alle informatie is op de afgesproken plek te vinden. Hierbij verschuift de ‘brengplicht’ naar een ‘haalplicht’. Je bent als professional zelf verantwoordelijk dat je op de hoogte bent. Je kunt je niet verschuilen achter zaken als “ik stond niet in de cc, dat wist ik niet” etc.

De samenwerking in het team verandert ook. Vroeger, toen ik nog wel e-mails stuurde, stelden projectleden mij als projectleider alle vragen per e-mail. Ze moesten dan wachten totdat ik tijd had om antwoord te geven om weer verder te kunnen. Door de vraag online op een social platform te stellen, helpt iedereen elkaar in plaats van op de projectleider te wachten. Kennis gaat dus niet meer dood in je mailbox.

Voorheen lag de verantwoordelijkheid voor het behalen van de doelen en het welslagen van een project bij de project- of teamleider. Maar nu levert iedereen een bijdrage op basis van zijn kwaliteiten, er is geen hiërarchie meer die in de weg staat. Iedereen voelt zich verantwoordelijk voor het succes van het project en deelt wekelijks zijn progressie. Dit wordt door anderen weer gewaardeerd en ‘geliked’. Hierdoor ontstaat een ‘flow’ in het project op weg naar het einddoel.

Afscheid nemen van e-mail, geeft ook meer controle over je agenda en tijdsindeling. Ondanks alle Getting Things Done principes, spendeerde ik dagelijks veel tijd aan de mensen die mij het vaakst mailden. Zij kregen dan ook letterlijk de meeste aandacht.

Tegenwoordig bespreken we de doelen en maken we resultaatafspraken wanneer wat af moet zijn en zetten we alle informatie op de afgesproken samenwerkingsplek. Ik mijn agenda plan ik dan tijd in voor het project. Op dat moment log ik in, voeg mijn zaken toe en ga weer door naar het volgende project. Door deze manier van werken word ik niet de hele dag afgeleid door vragen van diverse afdelingen, teams en projecten en kan ik veel efficiënter en effectiever werken. Je gaat direct naar de plek waar het gebeurt in plaats van alle informatie bij elkaar te zoeken, reacties te beoordelen e.d. Zo word je niet meer de hele dag geleefd door je inbox.

Van mij hoeft echt niet iedereen te stoppen met e-mailen. Maar het is de moeite waard om het eens (in het klein) te proberen, zodat je het verschil en de meerwaarde van nieuwe manieren van samenwerken ervaart. Het is bovendien erg leuk om het alternatief te ervaren. Een mooie bijkomstigheid is dat ik nu geen e-mail stress meer heb en veel meer projecten kan doen dan voorheen. Ik bespaar ongeveer 2 uur op een dag. Tennis anyone? 😉

Geplaatst door 17 februari 2013 door Kim Spinder in Digitalaction.nl



Download PDF


Gerelateerde items

  • Het laatste nieuws over Het Nieuwe Werken

    Het laatste nieuws over Het Nieuwe Werken

    Elke twee weken een update over Het Nieuwe Werken in uw inbox?

    Meld u aan voor de nieuwsbrief

  • OHNW Congres

    ohnw klein

    Op zoek naar de balans tussen mens en technologie.

    O.l.v. HNW-goeroe Henny van Egmond

    Bekijk hier het programma

  • Sponsored content

    KPN sponsored content3

    Verrijk je online werkplek

    Veel werkgevers bieden hun medewerkers tegenwoordig een online werkplek, waarmee ze gemakkelijk en veilig op hun tablet of smartphone kunnen werken. Maar benutten bedrijven wel alle mogelijkheden van de online werkplek? KPN werkplek-expert Harald den Houter vertelt je er meer over.

    Lees verder

     





  • HNW – kies voor ontwikkeling

    HNW – congres / training / masterclass

    Het HNW-congres was een groot succes met 250 HNW-professionals.
    Bekijk de presentaties

    Dieper ingaan op HNW?
    Volg de 5-daagse masterclass bij organisaties op locatie. Bekijk het programma
    Volg de training ‘Leidinggeven aan nieuwe vormen van werken’ Bekijk de training

  • App bepaalt welk type Nieuwe Werker u bent

    ohnw_app

    Hoe gaat u om met Het Nieuwe Werken? Is het eigenlijk wel geschikt voor u? Over Het Nieuwe Werken heeft samen met Qidos een app gelanceerd, waarmee u in drie snelle stappen kunt controleren hoe geschikt u bent voor Het Nieuwe Werken.

    Download de app in iTunes

    Download de app in Google play

  • Volg ons ook via Twitter en Linkedin

    Congres Over het Nieuwe Werken
    Tijdens de 8e editie van het congres Over Het Nieuwe Werken delen topsprekers van toonaangevende organisaties hun visie, kennis, de laatste ontwikkelingen en vooral ook hun ervaringen.
  • Vakmedianet gebruikt cookies om bepaalde voorkeuren te onthouden en af te stemmen op uw vakmatige interesse. Meer informatie over het gebruik van cookies.