Stelling

"Kantoortuinen maken mensen a-socialer."

View en reageer
Een werkplek die werkt

Doe de werkplekchecker!

Hoe geef je leiding…

... aan al die Nieuwe Werkers

Gratis e-mailnieuwsbrief

Elke twee weken in uw inbox?

Partners
HomeDossiersCultuurverandering en managementDigitale bedrijfsprocessen zijn dichterbij dan je denkt??

Blogs

Digitale bedrijfsprocessen zijn dichterbij dan je denkt??

Door: Dirk Olivier

Veel bedrijven kampen met het probleem dat hun bedrijfsprocessen nog steeds grotendeels afhankelijk zijn van papieren documenten. Soms uit juridische noodzaak, maar vaak ook door ingesleten werkwijzen en gewoontes. Een harde transitie van papier naar digitaal is daarom meestal niet realistisch, maar een geleidelijke overgang wel. En die zou wel eens veel sneller te realiseren zijn dan denkt. > Lees verder

Elk bedrijf met enige historie zal het herkennen: verandering vereist steeds meer inspanning naarmate de jaren vorderen. Zo worden er nog steeds talloze fysieke facturen, offertes, bestellingen en andere documenten binnen organisaties verwerkt, hoewel er ook digitale alternatieven zijn. Men is er immers al jaren aan gewend om met fysieke dossiermappen te werken, dus waarom zou je dat veranderen?
Toch bereiken dit soort vraagstukken op een gegeven moment een kritisch punt. Het moment dat iemand het licht ziet en zich realiseert, dat er een enorme efficiëntieslag mogelijk is door te beginnen met het digitaliseren en automatiseren van één van de bedrijfsprocessen. Die eerste stap smaakt vrijwel altijd naar meer.

Minder handmatig werk
Hoe snel zo’n eerste stap naar een meer digitale organisatie kan gaan, wil ik illustreren met een praktijkvoorbeeld. Een organisatie die al jaren lang klant was, verhuisde naar een nieuw pand. Een van de doelstellingen was, om in de nieuwe situatie papierlozer te gaan werken. Het aanwezige printerpark was aan vernieuwing toe en bovendien had het pand minder verdiepingen, waardoor er minder machines nodig waren. Dit bleek een mooi moment om niet alleen de MFP’s te vernieuwen, maar ook eens te kijken hoe deze breder ingezet konden worden. Er waren al mogelijkheden om documenten te scannen en op te slaan of te mailen, maar van echte automatisering was nog geen sprake.

Samen met de klant werd vervolgens binnen enkele maanden een oplossing neergezet die dit drastisch zou veranderen. Met slimme software werd geregeld dat de financiële administratie papieren facturen en orders kan scannen, die vervolgens automatisch worden herkend en in de bedrijfssystemen worden verwerkt.

Het gevolg? Een drastische efficiëntieverbetering, minder foutgevoelig handwerk, maar vooral: de wens om nog meer bedrijfsprocessen te automatiseren.

Betere inzet bedrijfsmiddelen
Bedrijven worden draaiende gehouden door mensen en door software. Aan werknemers kun je niet veel veranderen, behalve hen voorzien van betere bedrijfsmiddelen. Maar op het gebied van software en het koppelen van systemen valt wel nog veel te verbeteren. Het eerder genoemde voorbeeld komt ontzettend veel voor: de systemen zijn aanwezig, maar ze worden niet optimaal gebruikt binnen de bedrijfsprocessen.

Elk bedrijf heeft wel een of meerdere MFP’s in gebruik, een administratief systeem en een berg aan papieren administratie. Maar zijn deze systemen zo aan elkaar gekoppeld dat ze één of meerdere bedrijfsprocessen kunnen automatiseren? De oplossing is veel dichterbij dan je denkt, omdat het niets meer nodig is dan een intelligente koppeling van de systemen die je al hebt.

De voordelen zijn evident. Door het werk van je personeel makkelijker te maken, kunnen zij meer doen met hun tijd en zich gaan bezighouden met intelligentere bezigheden dan het handmatig verwerken van gegevens. Daar profiteert de hele organisatie uiteindelijk van en bovendien maak je er een belangrijke stap mee naar een digitalere organisatie.

Dirk Olivier is Algemeen Directeur van Veenman en is daarnaast actief als zelfstandig interim executive manager met als specialiteit business improvement en route-to-market-vraagstukken.






Gerelateerde items

  • Het laatste nieuws over Het Nieuwe Werken

    Het laatste nieuws over Het Nieuwe Werken

    Elke twee weken een update over Het Nieuwe Werken in uw inbox?

    Meld u aan voor de nieuwsbrief

  • Agile werken voor HR

    Sturing geven aan de wendbare organisatie
    De wereld om ons heen verandert in rap tempo. Digitale ontwikkelingen volgen elkaar in hoog tempo op en voor je het weet loopt u als organisatie een achterstand op. Om snel op alle veranderingen in te kunnen spelen is het belangrijk om als organisatie wendbaar (agile) te zijn.

    Wat betekent agile werken voor uw medewerkers? En hoe richt u de HR-instrumenten zoals beoordelen, belonen, werving, selectie en talentmanagement hierop in?

    Op 18 september organiseert PW. het congres Agile werken voor HR om professionals handvatten te geven voor de transformatie naar een Agile organisatie.

    Bekijk hier het programma

  • Sponsored content

    Verrijk je online werkplek

    Veel werkgevers bieden hun medewerkers tegenwoordig een online werkplek, waarmee ze gemakkelijk en veilig op hun tablet of smartphone kunnen werken. Maar benutten bedrijven wel alle mogelijkheden van de online werkplek? KPN werkplek-expert Harald den Houter vertelt je er meer over.

    Lees verder

     





  • HNW – kies voor ontwikkeling

    HNW – congres / training / masterclass

    Het HNW-congres was een groot succes met 250 HNW-professionals.
    Bekijk de presentaties

    Dieper ingaan op HNW?
    Volg de 5-daagse masterclass bij organisaties op locatie. Bekijk het programma
    Volg de training ‘Leidinggeven aan nieuwe vormen van werken’ Bekijk de training

  • App bepaalt welk type Nieuwe Werker u bent

    Hoe gaat u om met Het Nieuwe Werken? Is het eigenlijk wel geschikt voor u? Over Het Nieuwe Werken heeft samen met Qidos een app gelanceerd, waarmee u in drie snelle stappen kunt controleren hoe geschikt u bent voor Het Nieuwe Werken.

    Download de app in iTunes

    Download de app in Google play

  • Volg ons ook via Twitter en Linkedin

    Congres Over het Nieuwe Werken
    Tijdens de 8e editie van het congres Over Het Nieuwe Werken delen topsprekers van toonaangevende organisaties hun visie, kennis, de laatste ontwikkelingen en vooral ook hun ervaringen.
  • Vakmedianet gebruikt cookies om bepaalde voorkeuren te onthouden en af te stemmen op uw vakmatige interesse. Meer informatie over het gebruik van cookies.
    Over Het Nieuwe Werken wordt mede mogelijk gemaakt door:
    Bekijk meer Vakmedianet Communities: