Stelling

Ik zou graag mijn eigen uren invullen zodat ik niet in de file hoef te staan

View en reageer
Een werkplek die werkt

Doe de werkplekchecker!

Hoe geef je leiding…

... aan al die Nieuwe Werkers

Gratis e-mailnieuwsbrief

Elke twee weken in uw inbox?

Partners
HomeAchtergrond5 Stappen om slimmer te werken met tools

Achtergrond

5 Stappen om slimmer te werken met tools

Zonder online tools geen Het Nieuwe Werken. Immers, daar is het tijd- en plaatsongebonden werken op gebaseerd. Maar alleen technologie is niet genoeg. Als organisatie moet je daarin ook slimme keuzes maken.

Arjan Nieuwbeerta geeft daarom op Het Nieuwe Werken Blog 5 stappen om slimmer online software in te zetten in je organisatie.

  1. Kies de juiste software tools

Om slim te kunnen kiezen is kennis nodig van de processen waarvoor de tools worden ingezet. De volgende twee vragen helpen om een vliegende start te maken: Waar verlies je als organisatie de meeste tijd aan?

Nieuwbeerta: “Vaak is hier snel achter te komen door simpelweg aan medewerkers te vragen welke taken niet lekker lopen, of ze zelfs irriteren.” De tweede vraag is welke processen het belangrijkste zijn voor de organisatie? “ Er zijn zoveel tools beschikbaar, met zoveel functionaliteiten, dat het overweldigend kan zijn hieruit te moeten kiezen. Stel daarom een ‘need to have’ en ‘nice to have’ lijst op voor de beoogde functionaliteiten.”

Zo kan je voor alle bedrijfsprocessen nagaan welke soort functionaliteiten en tooling ervoor nodig is, van CRM (relatiebeheer & webshop), tot HRM (urenregistratie) tot financiën (boekhoudsoftware & kassa software).

  1. De laatste updates gebruiken

Er wordt binnen organisaties vaak te weinig aandacht besteed aan de laatste updates van software. En de ontwikkelingen in cloudsoftware en IT gaan razendsnel. Vaak met als gevolg dat de software niet meer voldoet en/of beveiligingsrisico’s ontstaan.

Online tools worden gelukkig automatisch geüpdatet door de leverancier, maar dan dien je deze snufjes als organisatie natuurlijk nog wel te gebruiken, stelt Nieuwbeerta. “Mensen veranderen niet graag hun routines, want dit kost tijd. Maar op de lange termijn zijn de nieuwste functionaliteiten vaak veel efficiënter.”

  1. Uitgeschreven procedures

Het klinkt misschien heel bureaucratisch, en niet passend bij de ‘vrije’ mentaliteit van Het Nieuwe Werken. Maar juist wanneer er minder contact is tussen medewerkers, zijn procedures over het gebruik van de tools heel belangrijk. Elke stap die immers telkens weer gecorrigeerd of gecontroleerd moet worden door het management, of informatie die achteraf nog achterhaald moet worden, kost tijd.

Ook dragen procedures bij aan een uniforme invoer van de tools. Wanneer er dan bijvoorbeeld een export gemaakt moet worden uit de software, of de informatie in de tool wordt gebruikt voor bijvoorbeeld marketingcampagnes, is alle informatie al gestandaardiseerd en netjes.

  1. Goed contact met de helpdesk

Door te kiezen voor een tool met een behulpzame en vakkundige helpdesk, heb jij voortaan altijd instant een expert beschikbaar bij vakinhoudelijke vragen of problemen met de software. Zo kan je als leek een heel eind komen in een vakgebied.

  1. Slim gebruik maken van koppelingen

Een grote tijdverspiller binnen organisaties is vaak dubbel invoerwerk, gezien de gebruikte software binnen het bedrijf niet goed met elkaar samenwerken. Door de tools aan elkaar te koppelen, is een grote tijdwinst mogelijk. Ook voorkomt het menselijke fouten.

Een app voor je urenregistratie kan bij koppeling met je factuur- of boekhoudprogramma bijvoorbeeld automatisch de gemaakte uren op een project op een factuur zetten, en aanvinken dat deze projecten gefactureerd zijn. De boekhoudtool is te koppelen aan de bank, waardoor bankafschriften voortaan automatisch ingeladen kunnen worden.

Door alle processen en de daarbij horende software binnen de organisatie te optimaliseren met bovenstaande 5 stappen kan de tijdwinst door Het Nieuwe Werken oplopen tot meerdere uren per dag.

Bron: Het Nieuwe Werken Blog






Gerelateerde items

  • Het laatste nieuws over Het Nieuwe Werken

    Het laatste nieuws over Het Nieuwe Werken

    Elke twee weken een update over Het Nieuwe Werken in uw inbox?

    Meld u aan voor de nieuwsbrief

  • Agile werken voor HR

    Sturing geven aan de wendbare organisatie
    De wereld om ons heen verandert in rap tempo. Digitale ontwikkelingen volgen elkaar in hoog tempo op en voor je het weet loopt u als organisatie een achterstand op. Om snel op alle veranderingen in te kunnen spelen is het belangrijk om als organisatie wendbaar (agile) te zijn.

    Wat betekent agile werken voor uw medewerkers? En hoe richt u de HR-instrumenten zoals beoordelen, belonen, werving, selectie en talentmanagement hierop in?

    Op 18 september organiseert PW. het congres Agile werken voor HR om professionals handvatten te geven voor de transformatie naar een Agile organisatie.

    Bekijk hier het programma

  • Sponsored content

    Verrijk je online werkplek

    Veel werkgevers bieden hun medewerkers tegenwoordig een online werkplek, waarmee ze gemakkelijk en veilig op hun tablet of smartphone kunnen werken. Maar benutten bedrijven wel alle mogelijkheden van de online werkplek? KPN werkplek-expert Harald den Houter vertelt je er meer over.

    Lees verder

     





  • HNW – kies voor ontwikkeling

    HNW – congres / training / masterclass

    Het HNW-congres was een groot succes met 250 HNW-professionals.
    Bekijk de presentaties

    Dieper ingaan op HNW?
    Volg de 5-daagse masterclass bij organisaties op locatie. Bekijk het programma
    Volg de training ‘Leidinggeven aan nieuwe vormen van werken’ Bekijk de training

  • App bepaalt welk type Nieuwe Werker u bent

    Hoe gaat u om met Het Nieuwe Werken? Is het eigenlijk wel geschikt voor u? Over Het Nieuwe Werken heeft samen met Qidos een app gelanceerd, waarmee u in drie snelle stappen kunt controleren hoe geschikt u bent voor Het Nieuwe Werken.

    Download de app in iTunes

    Download de app in Google play

  • Volg ons ook via Twitter en Linkedin

    Congres Over het Nieuwe Werken
    Tijdens de 8e editie van het congres Over Het Nieuwe Werken delen topsprekers van toonaangevende organisaties hun visie, kennis, de laatste ontwikkelingen en vooral ook hun ervaringen.
  • Vakmedianet gebruikt cookies om bepaalde voorkeuren te onthouden en af te stemmen op uw vakmatige interesse. Meer informatie over het gebruik van cookies.
    Over Het Nieuwe Werken wordt mede mogelijk gemaakt door:
    Bekijk meer Vakmedianet Communities: